Posted by: Syarat Makna | April 4, 2009

Activity Management [Manajemen Aktivitas]

Activity Management

[Manajemen Aktivitas]

Sebelum melangkah pada pengertian manajemen, ada hal esensial yang harus kita pahami terlebih dahulu. ”Sudahkah kita mengenal dan memahami pola aktivitas harian kita dengan baik?”, ”Sudahkah kita mampu mengukur seberapa mampu kita melakukan sesuatu?”, dan terakhir, ”Sudahkah kita benar-benar mengenal dengan baik siapakah sebenarnya diri kita?”. Tanpa kita menemukan jawaban-jawaban pertanyaan tersebut dengan baik, kita akan mengalami kesulitan dalam me-manage aktivitas kita. Bagaimana kita bisa mengatur, kalau apa yang akan kita atur tidak kita ketahui dengan baik. Sehingga intinya adalah; Kenali pola aktivitas, kemudian manage dengan baik!

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno “management”, yang memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur”. Pengaturan ini tidak berada di ruang hampa. Ia harus diletakan dalam lanskap sebuah kehidupan manusia dengan segala kompleksitas masalah yang dihadapinya. Me-manage aktivitas dengan sendirinya berarti melaksanakan aktivitas sehari-hari yang terkelola atau berada dalam pengaturan secara optimal untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Nah, untuk sukses mengelola aktivitas harian, ada empat hal yang senantiasa kita harus lakukan, yaitu :

1. Perencanaan aktivitas yang rinci dan Jelas

Kegiatan pertama seseorang yang ingin sukses dalam me-manage aktivitasnya adalah melakukan perencanaan secara rinci dan jelas. Hal ini dimaksudkan agar sejumlah aktivitas yang akan dilakukan bisa terukur dengan mudah serta dapat diprediksi dengan akurat. Bentuk perencanaan ini dalam teknisnya bisa dilakukan pada malam hari sebelum tidur atau pada saat pagi-pagi sekali, sebelum ada aktivitas harian. Untuk teknis kita bisa menuliskannya di buku agenda harian khusus, handphone, active desktop calendar pada komputer/laptop atau bisa juga pada kertas apapun yang dianggap bisa menjadi media pengingat aktivitas. Semakin jelas rinciannya, maka akan semakin baik pula hasil yang akan diperoleh oleh seseorang. Segala kemungkinan buruk-pun dengan leluasa dapat terprediksi dengan jelas. Selain aktivitas harian, kita juga dapat merancang aktivitas mingguan atau bulanan. Rencana ini ditulis pada minggu atau bulan sebelum minggu/bulan yang bersangkutan.

2. Pengorganisian agenda aktivitas

Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu mekanisme teknis maupun non teknis yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga potensi diri bisa dioptimalkan dengan baik untuk mencapai visi tertentu. Pengorganisasian ini juga bertujuan mengatur suatu kegiatan besar yang mungkin sangat strategis bagi kehidupan seseorang menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang lebih kecil dan sederhana. Pengorganisasian aktivitas ini misalnya, ketika seseorang ingin menjadi entrepreneur sukses, maka ia harus mulai melakukan sejumlah aktivitas-aktivitas kecil yang dia siapkan sebagai landasan bagi aktivitas besar tersebut. Contoh teknis yang lain misalnya, ketika seseorang yang sedang studi S1 atau S2 akan menyusun skripsi, maka dengan sendirinya dia harus mulai melakukan aktivitas-aktivitas kecil pendukung pembuatan skripsinya seperti; jalan-jalan ke perpustakaan atau toko buku untuk hunting bahan penulisan, melakukan browsing internet untuk mendapatkan bahan terpilih, atau aktivitas kecil lainnya yang relevan.

3. Pengelolaan Aktivitas

Mengelola aktivitas adalah suatu tindakan untuk mengusahakan seluruh sumberdaya yang ada (tenaga, pikiran, waktu serta dana) untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan yang diinginkan.. Jadi pengelolaan aktivitas artinya adalah mengatur ritme sumber daya pribadi dengan penuh kesadaran untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership) secara personal. Dalam proses pengelolaan aktivitas, pada praktiknya kita akan dibenturkan dengan manajemen waktu dan manajemen prioritas.

Mengenai manajemen waktu, dalam Al-Qur’anul Karim Surat Al-Ashr (103): 1-3, Allah berfirman yang artinya sebagai berikut ; 1. Demi masa.2. Sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam kerugian,3. kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal shalih dan nasihat menasihati supaya mentaati kebenaran dan nasehat menasehati supaya menetapi kesabaran. Ayat tersebut menjelaskan bahwa manusia memang benar-benar berada dalam kerugian apabila tidak memanfaatkan waktu yang telah diberikan oleh Allah secara optimal untuk mengerjakan perbuatan-perbuatan baik. Atau betapa sering kita mendengar pepatah yang mengatakan “Time is money”. Namun kemudian yang menjadi pertanyaan adalah ada berapa banyak diantara kita yang benar-benar dapat memanfaatkan waktu yang kita miliki dengan sebaik-baiknya?

Ketika kita ingin mengatur aktivitas hidup dan membuatnya menyenangkan, sebagai permulaan yang kita butuhkan adalah manage our time. Kenyataan menunjukkan, seringkali terdapat perbedaan antara pencapai the real success dan orang-orang yang meski sibuk namun ternyata tidak pernah sampai pada titik dimanapun. Sehingga tidak mengejutkan jika dalam perusahaan dan industri dewasa ini, pengaturan waktu menjadi suatu kebutuhan. Namun tahukah kita bahwa sebenarnya pengaturan waktu tidak jauh berbeda dengan manajeman diri? Pada kenyataanya, kita tidak akan dapat mengatur waktu, tetapi yang dapat kita lakukan adalah mengatur diri sendiri dan apa yang kita lakukan dalam setiap kesempatan. Kebanyakan ahli sepakat bahwa sukses merupakan hasil dari kebiasaan. Oleh sebab itu, langkah pertama yang harus dilakukan adalah membiasakan diri bagaimana kita menggunakan waktu, yakni dimulai dengan kebiasaan kita (kontrol diri). Dan kebiasaan ini dimulai sebagai pembuatan keputusan secara sadar. Kemudian sekali kita bisa, seterusnya kebiasaan baik ini akan menjadi hal yang natural.

Dan ingat, hal penting yang perlu dihindari dalam manajemen waktu adalah kebiasaan menunda pekerjaan. Disadari atau tidak, banyak sekali dari kita yang biasa menunda suatu pekerjaan yang telah diagendakan, kemudian menukarnya dengan sesuatu yang kurang penting. Hindari sedapat mungkin kalimat “masih ada hari esok”. Bahkan jika memungkinkan kita menyelesaikan agenda yang dijadwalkan lebih awal, kita bisa mengerjakan tugas/agenda lain lebih awal dari deadline, bukan?l

Selanjutnya, berbicara mengenai manajemen prioritas [aulawiyat] berarti kita dihadapkan untuk memilih satu atau sebagian dari sejumlah perkara yang halal. Dan yang penting untuk digarisbawahi adalah memilih sesuatu yang diprioritaskan bukan berarti meninggalkan atau membatalkan suatu pekerjaan yang satu demi untuk mengerjakan pekerjaan yang lain. Maksudnya adalah mendahulukan mana yang lebih tepat didahulukan, memberinya lebih banyak alokasi dan dukungan waktu, tenaga serta sarana lainnya yang diperlukan. Tentu saja dalam pendefinisiannya, prioritas ini bersifat unik. Artinya apa yang penting bagi seseorang belum tentu dianggap penting bagi yang lain.

Beberapa personal yang mempunyai kapasitas personal yang besar, biasanya memiliki amanah dan tanggung jawab organisasi yang lebih banyak pula, apakah itu lebih dari dua, tiga, empat atau bahkan lebih. Semua itu kembali ke kapasitas personal masing-masing. Namun, ketika kita telah memilih dan memutuskan untuk mengambil lebih dari satu amanah dan tanggung jawab organisasi dalam satu waktu maka mau tidak mau, konsekuensi dari keputusan tersebut adalah pengorbanan yang lebih besar. Artinya, kita dituntut untuk bisa bersikap profesional dan tidak menjadikan banyak tanggung jawab sebagai alasan untuk tidak maksimal pada tanggung jawab yang lain. Ada dua pilihan yang dapat dilakukan ketika kita dihadapkan pada lebih dari satu tanggung jawab; meningkatkan kapasitas personal atau melepas salah satu tanggung jawab yang ada. Ingat, Allah tidak menilai seberapa banyak amanah dan tanggung jawab yang diemban personal, tetapi seberapa optimal kita melaksanakan tanggung jawab itu, bukan? Sebagaimana Allah berfirman, “ Bekerjalah kamu, maka Allah dan rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu itu, dan kamu akan dikembalikan kepada (Allah) yang mengetahui akan yang ghaib dan nyata, lalu diberitakan-Nya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan.” [QS. At-Taubah:105]

Pada konsepnya setiap manusia memiliki wilayah “public area” dan “private area”.

Public Area vs Private Area

Public Area Private Area

Semakin tinggi dan besar amanah dan tanggung jawab seseorang, itu artinya wilayah private nya akan semakin kecil dan wilayah public nya akan semakin besar. Artinya waktu,fisik, materi yang dikontribusikan untuk kepentingan private [untuk kepentingan personal] akan semakin kecil dan sebaliknya kontribusi waktu, fisik, materi pada wilayah public akan semakin besar.

Ketika kita berada dalam forum sebuah organisasi, maka kita dituntut untuk selalu 100 persen untuk organisasi tersebut. Sekali lagi jangan jadikan kesibukan lain kita sebagai alasan untuk tidak tuntas menjalankan amanah dan tanggung jawab dengan baik. Ingat, semuanya adalah pilihan! Termasuk memilih lebih dari satu tanggung jawab yang telah menjadi keputusan kita. Dan ketika kita telah membuat pilihan, maka tidak ada kata lain yang paling cocok untuk dikatakan kecuali “Bertanggung jawab dan siap dengan konsekuensi”.

4. Evaluasi atau Pengawasan (Controling)

Pengawasan merupakan tindakan seseorang untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu aktivitas yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mengevaluasi aktivitas harian, dapat dilakukan di malam hari sebelum tidur sambil mempersiapkan agenda pada hari selanjutnya. Begitu halnya dengan aktivitas mingguan atau bulanan, kita bisa evaluasi sesuai periode aktivitas tersebut ditetapkan.

Satu hal yang penting diingat dalam mekanisme evaluasi adalah, evaluasi bukan sekedar formalitas !! Ingat sabda Rasul,”Barang siapa yang hari ini sama dengan hari kemarin, maka dia termasuk orang-orang yang merugi” [HR. Dailami]. Artinya, ketika kita mengevaluasi sesuatu, tanamkan dalam diri sebuah komitmen untuk ke depannya hal yang dievaluasi tidak akan terulang kembali, yang intinya harus berubah menjadi lebih baik dan lebih baik.

The last is straighten our intention that all we’ll do are just to get His blessing (Allah SWT). (puspi eko wiranthi-qgeners)


Responses

  1. ikut ngeprint ah, buat bahan mading. created by: Aden IPB. jazakallahu.

  2. Denceeeeeeeeeeeeeeeeee
    ngopi yeuh….bagus ni buat pengingat hehehe……
    Dence bikin buku deh supaya lebih banyak yang bisa baca

  3. Hai Jejak Satria…

  4. Introduce me I’m Tetik
    hello my friends is my first time to visiting here, wow ur blog is very good and ur articles is very awesome, i’m glad to be here for read it. thanks for share anything. is a place to learn something

  5. ngprintt ia buat tgs perdana nii..

  6. mantap…

  7. tulusannya bagus,,,saya suka, saya mau nanya, kalo emnjada aktivitas tetap teratur gimana ya?


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: